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【ビジネスチャットだけではない!顧客との連絡ツール9選】今こそSMSの活用をおすすめする理由を解説

「顧客に連絡したい」と思ったとき、使い慣れた電話やメール、ビジネスチャットなどに手が伸びる方は多いでしょう。
しかし、その方法はお互いにとって最適な方法とは限りません。
売上アップと顧客の維持・拡大につなげるためには、顧客への連絡ツールを見直すことも重要です。

最近では、スマートフォンを活用したSMSも有力な連絡ツールに挙げられています。
本記事では、各種の連絡ツールが持つ特徴やメリット・デメリットを解説したのち、SMSを活用する有効性について触れていきます。

目次

【顧客との間で連絡を取る際に重要な5つのポイント】

ビジネスにおいて、顧客と連絡を取る機会は日常茶飯事です。
この際に、重要なポイントは5つに分けられます。
それぞれについて、順に確認していきましょう。

●確実かつ迅速に連絡が取れること

連絡を取る上で、速さは重要です。
スピーディーなコミュニケーションは迅速な意思決定につながり、競合他社よりも優位に立つことが可能です。
このため、リアルタイムで伝達できるならば、それに越したことはありません。

しかし、速さ以上に重要なのが、確実にメッセージが伝わること。
いくらスピーディ―に連絡ができても、顧客がメッセージの内容を認識しないのでは伝えた意味がありません。

●特別な登録が必要ないこと

特別な登録の必要がない方法を選ぶことは、顧客と連絡を取る上でとても重要です。
登録制のツールは、コミュニケーションのハードルを大きく上げてしまいます。
もし、顧客に「当社と連絡を取る場合は、専用のツールが必要です」と伝えた場合、そのことを理由として商談が打ち切られたり、他社に乗り換えられたりするかもしれません。

●操作しやすいこと

操作のしやすさ、誤操作のしにくさも重要なポイントです。
そもそも、なんらかのツールを使う場合、顧客はメッセージの内容を知りたいわけであって、ツールの使い方を覚えたいわけではありません。
可能であれば、取扱説明書を見なくても、操作すれば正常に動くツールを選ぶことがベストです。

●いつでも使えること

いつでも使える方法を選ぶことは、コミュニケーションのハードルを大きく下げます。SMSや電子メール、ビジネスチャットなどには、以下の特徴があります。

  • 24時間、いつでも送信可能
  • 送信時に相手が待機している必要がない

このため、双方とも都合の良いタイミングで送受信できるメリットがあります。

一方で、電話やWeb会議、対面といった方法は、双方のタイミングを合わせなければコミュニケーションが成立しません。
このため、電話など「営業時間中しか連絡がつかない」ツールにこだわると、顧客は連絡してこなくなるかもしれません。

●記録が残り、後でいつでも読み返せること

ビジネスを遂行する上で、記録を残すことは以下の点で非常に重要です。

  • 言い間違い、聞き間違い、認識の誤りを防ぐ
  • 万が一トラブルが起きた際、証拠となる

不明な点や確認したい点が出た際、顧客にいちいち問い合わせることなく、いつでも確認できることは大きなメリットです。

一方で、電話やビデオ通話、対面などの方法は、録音や録画をしないと記録を残せません。このため、重要なやり取りにはあまり適しているといえません。

【顧客との連絡ツールに使われる9つの種類を徹底比較】

顧客との連絡に使われるツールは、大きく9つに分けられます。
それぞれのメリット・デメリットを取り上げ、詳しく解説していきましょう。

●その1:電話

電話は、相手の電話番号をプッシュすれば会話できる簡便さが特徴です。
国内宛てならば、電話番号は最大でも11桁。
思い立ったらすぐに電話をかけられる点を、メリットに感じる方も多いでしょう。

一方で、電話で得られる情報は音声に限られます。
保存したいならばアプリをインストールしたり、別途機器を購入し取り付けたりしなければなりません。
加えて、両者の都合が合わないと会話を始められず、情報を伝えられない点は大きなデメリットとなります。

●その2:SMS

SMSは、モバイル端末(携帯電話やスマートフォン)でメッセージを送受信できることが特徴です。
相手が契約している通信会社がどこかを問わず、ほぼリアルタイムで情報を伝えることが可能。
受信者にはプッシュ通知もされるので、通知の内容を認識してもらえやすいことも大きなメリットに挙げられます。

一方でSMSは、顧客がモバイル端末を持っていることが条件となります。
加えて、文字数も660〜670文字以内であるため、長文を送ることはできません。
とはいえこれらの条件は、クリアできる場合も多いでしょう。

またSMSは、宛先を間違えると誤送信となるリスクがありますが、電話番号は最大11桁と少ないため、電子メールより間違えにくいことは知っておきたいポイントです。

●その3:電子メール

電子メールには、世界共通の規格があります。
このため、誰にでも送ることが可能です。
受信する側もパソコンやタブレット端末、スマートフォンなど、幅広い機器で読めることもメリットに挙げられます。

一方で、メールアドレスは誤入力しやすく、1文字でも間違えれば誤送信となってしまうため細心の注意が必要です。
また、人によっては、日々大量のメールが届く方もいます。
他のメールに埋もれてしまい見つけてもらえないリスクがあることも、デメリットに挙げられます。

●その4:ビジネスチャット

Slack や Chatwork などのビジネスチャットは、個人やグループ単位でのコミュニケーションでよく使われます。

たとえば、Chatworkの場合、1対1のやり取りならば先に宛先を選んでから本文を入力。
グループ単位ならば、事前に登録された宛先しか選べません。
このため、誤送信のリスクが少なくなり、機密情報も守られやすくなる点はメリットといえます。

一方で、ビジネスチャットは登録の手間を要するケースも少なくありません。
また、ツールによっては、使いこなそうとするとランニングコストがかかる場合もある点はデメリットに挙げられます。

●その5:LINE

LINEは、広く普及しているコミュニケーションツールです。
スマートフォンはもちろん、パソコンでも利用可能。
よくLINEを使う方にとっては、使いやすく便利と感じる方も多いでしょう。

一方でLINEは、アプリで動作します。
対応するOSのバージョンが限られるため、古いスマートフォンを使っている方とやり取りできなくなる点はデメリットに挙げられます。

●その6:SNS

TwitterやFacebookに代表されるSNSを使いこなしている方も多いでしょう。
使い慣れたアプリで手軽にメッセージを送信できることは、メリットのひとつです。

一方で、SNSは投稿の方法により、内容を他の方が閲覧できる場合があることに注意しなければなりません。
これにより、機密情報が外部に漏れるおそれがあることは重要なデメリットです。
1対1のやり取りをした場合はこのような事態を防止できますが、事前に相互フォローなどの設定を行う必要があります。

●その7:Web会議

Zoomに代表されるWeb会議システムも、近年、顧客との連絡によく使われています。
映像と音声の両方が伝達できるため、コミュニケーションを取りやすいことは代表的なメリット。
「顔を見ながら話したい」という方にも適しています。

一方で、映像のやり取りにより、通信量も増加します。
世の中すべての方が、通信量無制限の回線を契約しているとは限りません。
モバイル回線では契約容量に上限がある場合が多く、頻繁にWeb会議を使うと顧客の通信量を奪うことになりかねません。

またWeb会議には、事前にカメラやマイクなどの準備が欠かせません。
お互いに時間を決めて会議に臨まなければならない点も、デメリットのひとつ。
加えて、「顔出ししたくない」「家の中をあまり見せたくない」といった方にも不向きです。

●その8:手紙

はがきや手紙のメリットは、読み手が機器を用意しなくて良い点です。
そのまま保管すれば記録として残せる点も、重要なメリットです。

一方で、はがきは1通63円、封書は1通84円以上であり、件数がまとまると高コストになりがちです。
さらに2020年10月からは、近距離でも配達まで中1日以上かかります。
このため「遅くて高い」というデメリットがあることは見逃せません。

●その9:直接会う

直接会って話をする最大のメリットは、相手に対して強いインパクトや印象を与えられることです。
自身の人柄を伝えられること、相手の雰囲気に合わせて適切にコミュニケーションを取れる点も大きなメリットに挙げられます。

一方で、直接会うことには以下の大きなデメリットがあるため、頻繁に活用するわけにはいきません。

  • 交通費など、コストがかかる
  • 手間や時間がかかるため、1日に訪問できる数は限られる
  • 相手の都合に合わせる必要がある

【顧客との連絡ツールにSMSをおすすめする5つの理由】

顧客と連絡を取る際には、SMSの活用がおすすめです。
さまざまなツールがあるなかで、なぜSMSが良いのか、5つのポイントを取り上げ解説していきます。

●確実・迅速な伝達が可能

SMSの番号は、携帯電話会社との契約が済んでいないと発行されません。
また、同じ番号が複数使われることもありません。
このため、SMSの番号がわかれば、特定の方に確実に通知できるというわけです。

また、SMSは、迅速な伝達が可能なことも特徴です。
プッシュ通知も使えるため、「送ったのに忘れられている」といったリスクも減らせます。

●事前登録なしで利用できる

SMSはスマートフォンや携帯電話に搭載されている、標準機能です。
このため、端末を手にし、契約手続きを済ませた方は、すぐに利用できます。
ビジネスチャットによくあるような、登録手続きやアプリのインストールといった煩わしい作業はいりません。

●簡単な操作で確認できる

送信されたSMSを確認するために、難しい操作は不要です。
メールを見る要領で、SMSも確認可能。
プッシュ通知からそのまま確認できる場合もあります。
操作を覚える必要がないことも、SMSの重要なメリットです。

●いつでも使える

SMSは24時間、いつでも利用可能です。
相手が忙しい場合でも送信し、後で見てもらうことももちろん可能です。
お互いの都合にあわせて利用できることは、大きなメリットといえるでしょう。

●必要なときに内容を確認できる

SMSは、送信された内容が文字で残ります。
もし忘れてしまった場合でも深夜・早朝を問わず、いつでも内容を確認できることは重要なメリットに挙げられます。  

【顧客との連絡には「絶対リーチ!」の活用をおすすめ】

ここまで、顧客との連絡にはSMSが有効という点を解説しました。
SMSは1通ずつ手作業で配信することももちろん可能ですが、今の時代はSMS配信サービスが登場しています。
効果的に連絡するためにも、ぜひ活用したいものです。

SMS配信サービスを利用するなら、「絶対リーチ!」がおすすめです。
ここからは「絶対リーチ!」が持つ7つのメリットを解説していきます。

●到達率は99.9%。送ったメッセージは必ず伝わる

「絶対リーチ!」の到達率は、99.9%。
送信したメッセージは、ほぼ必ず見てもらえることは大きな強みです。
電子メールのように埋もれてしまう、電話のようになかなかつながらないといったことがないため、メッセージを必ず伝えられる点は大きな魅力です。

●簡単な方法で送信できる

「絶対リーチ!」なら、以下に挙げる3つのステップを踏むだけで送信できます。

  1. 「絶対リーチ!」にログインする
  2. 送信方法を選択する
  3. 本文を作成する

難しい操作は必要なく、誰でも扱えます。
また、宛先が入ったcsvファイルをインポートすることで、多数の方に一斉送信することも可能です。

●顧客はいつものスマートフォンで必要な情報を得られる

「絶対リーチ!」は、すべてのキャリアに対応。
顧客がどこの通信会社と契約しているか知らなくても、メッセージを送信できます。
もちろん、顧客はいつも使っているスマートフォンや携帯電話で、必要な情報を得られます。

加えて、最大660文字まで送信可能です。
詳しい説明が必要な場合でも、文字数を気にしなくてすみます。

●双方向SMSでLINEやチャットと同じ機能が使える

「絶対リーチ!」では、双方向SMS機能を利用できます。
LINEのように、1対1での会話を行えることが魅力。
受信者はアプリをインストールすることなく、LINEやチャットと同じ機能を使えるため手間がかかりません。

●予約送信も可能

指定した日時を設定して予約送信できる機能も、「絶対リーチ!」に搭載されています。
貸金業などSMSを送信できる時間帯に制約がある業種でも、「絶対リーチ!」なら安心です。

また予約送信機能を活用し、顧客に見てもらえやすい時間帯を狙って配信することも可能です。

●導入社数は4,000社。さまざまな業種で活用されている

「絶対リーチ!」の導入社数は4,000社。
業界最大手の法人向けSMS配信サービスです。
サービスを活用する企業の業種も以下の通り、多種多様です。

  • 官公庁や公的機関
  • 金融機関
  • 不動産
  • 薬局・製薬会社
  • カスタマーセンター
  • 人材サービス

数多い導入実績を持つ「絶対リーチ!」ならば、貴社の要望にもこたえることが可能です。

●初期費用0円で使える。毎月100通まで無料のプランもある

「絶対リーチ!」では、初期費用が不要なプランを用意しています。
たとえば、「1-Way」プランでは初期費用が無料、毎月100通まで1,000円でご利用いただけます。
100通を超えた分は、1通12円で送信可能です。

「絶対リーチ!」では1-Wayプラン以外にも、複数のプランを用意しています。
貴社に合ったプランを選べることは大きな魅力です。

【SMSを積極的に活用し、顧客とのより良い関係を築こう】

これからの時代はSMSの活用が、顧客との良好な関係の構築・維持とビジネスの拡大に有効です。
顧客の手間を取らずにしっかり連絡を取れることが、その理由です。
SMS送信サービスを使うならば、機能が豊富でLINEやSNSの機能も搭載した「絶対リーチ!」の活用がおすすめです。
顧客満足度の向上のため、ぜひご活用ください。

参考:

【顧客との連絡ツールに使われる9つの種類を徹底比較】
Chatwork「プラン・料金」:https://go.chatwork.com/ja/price/
LINE「パソコンでLINEを利用する」:https://guide.line.me/ja/services/pc-line.html
NTTドコモ「一部機種でのLINEアプリサービス提供終了に関するお知らせ」:https://www.nttdocomo.co.jp/info/notice/page/200818_00_m.html
KDDI「一部機種におけるLINEアプリサービス提供終了について」:https://www.au.com/information/topic/mobile/2021-032/
ソフトバンク「LINEアプリサービス終了対象機種(2021年8月2日終了予定)」:https://www.softbank.jp/mobile/info/personal/news/product/20210618a/
日本郵便「2021年10月から郵便物(手紙・はがき)・ゆうメールのサービスを一部変更します。」:https://www.post.japanpost.jp/2021revision/
日本郵便「国内の料金表 手紙・はがき」:https://www.post.japanpost.jp/send/fee/kokunai/one_two.html

【顧客との連絡には「絶対リーチ!」の活用をおすすめ】
AI CROSS「絶対リーチ!」:https://www.zettai-reach.com/
AI CROSS「絶対リーチ!®ができること」:https://www.zettai-reach.com/features/
AI CROSS「絶対リーチ!®の機能」:https://www.zettai-reach.com/features/function/
AI CROSS「導入事例」:https://www.zettai-reach.com/case/
AI CROSS「絶対リーチ!プラン一覧」:https://www.zettai-reach.com/plan/
AI CROSS「絶対リーチ!1-Way」:https://www.zettai-reach.com/plan/1-way/

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