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SMSの書き方を知りたい方へ 7種類の例文と書くポイントをご紹介

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SMSは文字数が限られるため、メールなどとは書き方が異なる点があります。
コストを抑えながら必要な情報を伝えるためには、内容を簡潔に書くなど表現の工夫が必要です。
一方で、短いからこそ、必要な事項は明確に記さなければなりません。

この記事ではSMSの書き方を知りたい方に対し、活用シーンごとの例文を紹介します。
またSMSを書く際のポイントも紹介していきます。

【SMSの書き方は簡単】

SMSの書き方は、手紙や電子メールと比べてはるかに簡単です。
とにかく伝えたいことを書けばよい、ということが特徴です。
その理由について、くわしく解説していきましょう。

●とにかくシンプルさが求められる

SMSで最も重要なことは、必要な事項をシンプルに伝えることです。
従って、要件だけを簡潔に記載すれば、目的は達成されます。
余計な文章をあれこれ考える必要はありません。

このような結論となる主な理由は、2つあります。

  • 送信可能な文字数に上限がある(「絶対リーチ!では660字まで」)
  • 文字数が増えると、料金も増加する場合がある

特に、携帯キャリアのスマートフォンから直接送信する場合は、文字数が増えると送信料金も増えます。
コストを抑えつつ必要な要件を伝えるためには、シンプルであることが重要です。

●時候の挨拶等はすべて不要

「要件を簡潔に書けばよいといっても、時候の挨拶くらいは必要だろう」と思う方もいるかもしれません。
しかし、手紙の場合は必須な時候の挨拶も、SMSでは不要です。
本題と関係のない内容は文字数を増やす要因となるため、好ましくありません。

SMSでは、単刀直入に本文から書き始めることがベストです。
「いきなり本題を書き始めて失礼にならないか」という点を、気にする必要はありません。たとえば、「いつもお世話になっております」の一文も、必須ではありません。

【SMSの例文を活用シーンごとに紹介】

SMSでは、どのように書けばよいのでしょうか。
ここでは7つのシーンを取り上げ、例文と作成のポイントを解説していきます。

●督促などの連絡

督促はSMSの連絡が効果を発揮する代表的なケースです。
どのように書けばよいか、例文を確認していきましょう。
例文1は入金の督促、例文2はさまざまな要件に共通して使える文例です。

・例文1(入金の督促)

●●のお支払いにつきまして確認したい点がございます。
至急ご連絡下さい。(03-xxxx-xxxx) AI CROSS株式会社

・例文2(汎用的な督促)

●●の契約について、重要なお知らせがございます。至急お電話ください。
(03-xxxx-xxxx) AI CROSS株式会社

・作成のポイント

督促の文面を書く際に重要なことは、相手に「電話しなければならない」「連絡を取らなければならない」と思わせることです。
そのためには、簡単でよいので、具体的な内容を記載することをおすすめします。
単に「大事な連絡」「重要な連絡」とだけ記載すると、迷惑メールと同様に扱われ無視されかねないため、注意が必要です。

そのうえで、受信者がすべき対処方法を明確に記すことが重要です。
電話で連絡して欲しいならば、しっかり電話番号を記載しておきましょう。

●料金確定や契約内容の確認、検査などの通知

料金確定や契約内容の確認、更新や検査などの通知も、SMSの活用が有効な場面です。
文例を3つ確認していきましょう。
例文1は月額料金の確定、例文2は契約内容の確認、例文3は車検時期の通知です。

・例文1(月額料金の確定)

●●様
いつも●●のご利用、誠にありがとうございます。
●月●日お支払い分の料金が確定しました。
ご請求額はx,xxx円です。引落日前日までに口座へご入金ください。

・例文2(契約内容の確認)

●●様
いつも大変お世話になっております。ご登録の情報について定期確認させて頂く時期となりました。以下のURLでご確認のうえ、最新の情報に更新ください。
https://xxxx.jp

・例文3(車検時期の通知)

まもなく車検の時期となりました。以前ご利用いただきました内容は、下記のURLでご確認ください。
https://xxxx.jp

・作成のポイント

通知を目的としたSMSの場合は、どのような内容をお知らせするのかはっきり明記することが重要です。
もし受信者のアクションが必要な場合は、どのような行動が必要か具体的に示しましょう。

利用者の氏名や利用料金、契約内容は、メッセージ差し込み機能で挿入できます。
読まれやすいSMSにするうえで、これらの情報を挿入することは有効です。
ただし、内容に誤りがあるとトラブルになるだけでなく、個人情報の漏えいにもつながりかねません。
利用者の利便性と内容に誤りがあった場合の重大性を比較し、メッセージに含めるか決めることをおすすめします。

●予約した日時のリマインド

予約日時のリマインドをSMSで送信することにより、予約者がうっかり忘れてしまう事態を防止し、収益の確保につながります。
例文と作成するポイントを確認していきましょう。

・例文

(店舗名)へご予約くださいまして、誠にありがとうございます。
ご予約日が明日となりました。日時は下記の通りです。
ご予約日時:●●様 ●月●日 ●●:00 ●名 
スタッフ一同、ご来店を心よりお待ちしております。

・作成のポイント

予約した日時のリマインドをする場合は、最低限、予約日と予約時刻が入っている必要があります。
また、状況により以下の情報が必要な場合もあります。

  • 予約者の氏名
  • 予約人数
  • 予約番号
  • 来場すべき場所

このため、リマインドの内容に誤りがないよう、最新の注意を払って文面を作成しなければなりません。
対象者が少ない場合は手作業も考えられますが、人手による作業はどうしてもミスが起きてしまいがち。
ミスを防ぐためにも、メッセージ差し込み機能の活用をおすすめします。

また事務的なメッセージで終わらせず、「来店をお待ちしています」というメッセージも付け加えると、申込者の楽しみが膨らみますのでおすすめです。

●プロモーションやサービスの案内

プロモーションやサービスの案内をSMSで送ることにより、メールに埋もれてしまい読まれないリスクを減らせます。
例文と作成のポイントを確認していきましょう。

・例文

(ブランド名)
いつもご利用ありがとうございます!新サービス「●●●●」のご案内です!下記URLよりご確認ください。
https://xxxx.jp
■配信停止はこちら→https://xxxx.jp

・作成のポイント

プロモーションやサービスを案内する場合、詳しい内容はWebサイトで掲載することになるでしょう。
確実に内容を確認してもらうためにも、「プロモーションの内容や新しいサービスを見たい」と思わせる文章づくりが重要です。

また、この内容でSMSを送る場合は、特定電子メール法の規制を受けます。
事前に受信者から承諾を取ったうえで、配信停止の方法をSMS本文中に記載しなければなりません。

●社内の業務連絡

社内の業務連絡にも、SMSは役立ちます。
ここでは、例文1で緊急の連絡、例文2で災害時の安否確認を取り上げます。
作成のポイントとあわせて、ご確認ください。

・例文1(緊急の連絡)

総務部より連絡します。本社ビル前の道路に穴が開いています。周辺には囲いをしておりますが、出勤の際は注意して通行ください。

・例文2(災害時の安否確認)

本社総務部です。本日13時57分に発生した地震による、従業員への影響を確認しております。以下の選択肢から選び、返信ください。

  1. 無事で出勤可能
  2. 無事だが出勤は困難
  3. 被害がある
  4. 折り返しの電話を希望
  5. その他(ご記入ください)

・作成のポイント

このSMSは内部向けのものですから、あまり敬語を気にせずに済むことは特徴のひとつです。
そのため、正確な内容を簡潔に伝えることが重要です。

また返信を求める場合は、その旨を明記しましょう。
選択肢を設けるなど、従業員が回答しやすい工夫も重要です。

●学校からの連絡

保護者や生徒への連絡に、一斉メールをご利用中の学校も多いのではないでしょうか。
SMSは重要事項をすばやく確実に周知できる、優れた方法です。
ここでは2つの例文と、作成のポイントをみていきましょう。

・例文1(運動会の開催通知)

本日の運動会は、予定どおり開催します。児童は8時までに登校してください。楽しい一日にしましょう。

・例文2(学級閉鎖の連絡)

本日、●年●組においてインフルエンザに罹患した生徒が20%を超えました。そのため、○月×日から○月△日まで学級閉鎖を実施します。

期間中、生徒は自宅学習となります。外出は極力控え、十分な休養を取ってください。やむを得ず外出する場合はマスク着用のうえ、短時間で済ませましょう。また発熱などがある場合は、速やかに医療機関を受診してください。

・作成のポイント

社内の業務連絡と同様、SMSを発信する目的を明記していることが最も重要です。
そのうえで、何をすべきかを簡潔に記載しましょう。
対象期間を明記することも欠かせません。

文字数に余裕があれば「例文1」のように、行事に参加したくなる文言を盛り込むこともよい方法のひとつです。

●運行情報の提供

公共交通機関が通常通り動いていない場合、利用者はどのような状況なのか早く知りたいと思っています。
どの便が運休するかなど、迅速に情報提供することが重要です。
ここでは高速バスと航路の例文を1つずつ取り上げたのち、作成のポイントを解説します。

・例文1(高速バスの場合)

台風の影響により、●●日は以下の路線で運休便が発生します。
【○○線】○○港行:◇◇駅発14:00以降の全便 ◇◇駅行:○○港発11:00以降の全便

・例文2(航路の場合)

台風の影響により、●●日は○○~△△航路の高速船で欠航する可能性があります。なおフェリーは就航予定です。最新の情報をご確認ください。

・作成のポイント

運行情報の提供は、正確かつ迅速であることが重要です。
たとえ全便運休など利用者にとって厳しい状況でも、事実を記載してください。
あわせて、最新情報を確認するよう促すことも重要です。

影響範囲が広い場合は、文字数が多くなる可能性もあります。
その場合は運休便がある路線名を記入し、詳細は公式Webサイトに誘導することもよい方法のひとつです。

【文章を作成する上で心がけたい5つのポイント】

SMSの文章を作成する際には、押さえておきたい5つのポイントがあります。
それぞれについて重要な理由を確認し、貴社だけでなく受信者にとってもメリットのある文章を送りましょう。

●誰が読んでもわかりやすい表現を心がける

読まれる文章をつくるうえで重要なことのひとつに、誤解を生まないことが挙げられます。
可能な限り具体的に書き、誰が読んでもわかりやすい表現を心がけましょう。
「あれ」「それ」「これ」といった言葉や抽象的な表現は、なるべく避けることをおすすめします。

またSMSは、事務的な内容を伝える目的で多く使われます。
広告や宣伝目的でなければ、かっこよさや美辞麗句はいりません。
シンプルな表現を心がけましょう。

文章を作成した後は読み返し、意図と異なる受け取り方をされないかチェックすることも重要です。

●広告・宣伝の内容とそれ以外の内容を混ぜない

せっかくSMSを送るなら、できるだけ多くの要素を詰め込みたい―
その気持ちは分かりますが、SMSは短さが売りであることも知っておきたいポイント。
1つのメッセージには、1つの要件だけを盛り込むことをおすすめします。

特に、以下に挙げる2つの内容は別々のSMSで送信しましょう。

  • 広告・宣伝の内容
  • 広告・宣伝以外の内容(業務連絡、料金確定や督促、運行情報の提供など)

なぜ別々にすべきかという主な理由は、2つあります。

  • 広告や宣伝の内容が先に目に入ると、その下に書かれている重要な内容が読まれないおそれがある
  • 広告や宣伝のSMSは、特定電子メール法の規制を受ける

「とにかく売上につなげたい」と思うあまり、どのような内容のメッセージにも販促のメッセージを前面に押し出したいと考える方もいるかもしれません。
しかし、本文を「広告・宣伝のメッセージ」「重要な連絡」の順に並べると、受信者は最後まで読まずメッセージを捨ててしまう可能性があります。
その結果、トラブルを多数生むことになり、貴社の信用も失うおそれがあります。

そもそも、広告や宣伝を含むメッセージは、特定電子メール法の規制を受けます。
受信者から事前に送信の承諾をしてもらわなければなりません。
このため、広告や宣伝の内容とそれ以外の内容は極力、混ぜないようにしましょう。

・広告・宣伝の要素を含む場合は、配信解除の方法も明記する

もし本文に広告・宣伝の要素を含むSMSを送信する場合は、配信解除の方法を明記する必要があります。
また受信者が解除を申請した場合は、速やかに配信解除の手続きを完了させるか、その仕組みを作りましょう。
解除の申請後もSMSの受信が続くと、受信者は貴社に対して不信感を抱き、サービスを利用してもらえなくなるかもしれません。

●文字数は可能な限り短くする

送信手段によっては、本文が長くなると送信料がアップする場合もあります。
たとえば、大手キャリアのスマートフォンから送信する場合、70文字ならば3円で済みますが、630文字記入すると30円と、10倍の料金がかかってしまいます。

同一の内容を伝えるならば、できるだけ短くすることで費用対効果を上げられます。
簡潔な表現を心がけ、文字数を短く抑えましょう。

●返信が欲しい場合はしっかり明記する

もし返信が欲しい場合は、しっかり明記することが重要です。
以心伝心は通用しないと心得ましょう。
また、全員返信が必要か、希望者だけで良いかの記載も欠かせません。

確実に返信を得るためには、返信しやすい工夫も求められます。
選択肢を選んで回答してもらう形式にすると、1文字で回答できるため返信しやすくなります。

●SMS配信サービスの利用で、手間を大幅に省ける

ある程度まとまった人数にSMSを送る場合は、SMS配信サービスの利用が便利です。
1回の送信ですべての方にもれなく情報を送信でき、1日当たりの送信数も制限を受けないことは大きなメリット。
特に、1日当たり100通以上送信する場合は、SMS配信サービスの利用が必須です。

SMS配信サービスにはさまざまなものがありますが、そのなかでも「絶対リーチ!」の利用をおすすめします。
「絶対リーチ!」には、以下のメリットがあります。

  • 到達率は99.9%以上。忙しい方にも確実に情報を伝えられる
  • 相手が契約しているキャリアを意識する必要がない
  • メッセージ差し込み機能により、顧客にフィットした情報を提供できる
  • 過去に送信したメッセージを、6ヶ月前までさかのぼって確認できる
  • 4,000社以上の導入実績。業種も多種多様で、公的機関でも利用されている

絶対リーチ!は初期費用が不要で、月額1,000円で100通まで無料で送信できます。
101通目以降は、1通12円で送信可能。
導入しやすく安価なことも、メリットと言えるでしょう。

【例文を参考にしてSMSの積極的な活用を】

SMSは電子メールなど他のコミュニケーション手段と比べても、本文に記すべき内容は多くありません。
伝えるべき内容さえはっきりしていれば、誰でも書ける方法であることが特徴です。
本記事で紹介した例文と重要なポイントを押さえたうえで、積極的に活用することをおすすめします。

またSMSの送信対象者は、多数にのぼる場合も少なくありません。
1通ずつ送ると手間がかかり、誤送信の原因にもなります。
SMS配信サービス「絶対リーチ!」を活用することで、迅速・確実にメッセージを送ることが可能です。

参考:

【SMSの書き方は簡単】
【●とにかくシンプルなことが求められる】
インプレス「SMSの仕様を変更、一度に670文字を送信可能に、9月10日から」:https://k-tai.watch.impress.co.jp/docs/news/1205188.html
AI CROSS「絶対リーチ!ができること」:https://www.zettai-reach.com/features/

【SMSの例文を活用シーンごとに紹介】
【●社内の業務連絡】
NTTドコモ「SMS一斉連絡サービス」:https://www.nttdocomo.co.jp/biz/service/sms_broadcasting/
エクスリンク「安否確認システム」:https://www.ex-sms.com/safety/

【●学校からの連絡】
オムニシステム「メール文例 インフルエンザ発生状況」:https://www.mamailcn.com/mail/%E3%82%A4%E3%83%B3%E3%83%95%E3%83%AB%E3%82%A8%E3%83%B3%E3%82%B6%E7%99%BA%E7%94%9F%E7%8A%B6%E6%B3%81/
東京都「新型インフルエンザに関する東京都の対応等(第178報)」:https://www.kyoiku.metro.tokyo.lg.jp/school/sanitation/influenza/guideline_for_closing_school.html
むさしの学園小学校・ひまわり幼稚園「運動会開催可否のお知らせ方法」:http://musashino-gakuen.com/blog/%E9%81%8B%E5%8B%95%E4%BC%9A%E9%96%8B%E5%82%AC%E5%8F%AF%E5%90%A6%E3%81%AE%E3%81%8A%E7%9F%A5%E3%82%89%E3%81%9B%E6%96%B9%E6%B3%95/

【文章を作成する上で心がけたい5つのポイント】
【●広告・宣伝の内容とそれ以外の内容を混ぜない】
ユミルリンク「SMS配信するにもオプトインは必要?」:https://www.cuenote.jp/library/marketing/sms-optin-must.html#chapter3
ネクスウェイ「特定電子メール法とは?SMSも対象?抑えるポイントと対策を解説」:https://smslink.nexway.co.jp/column/03#602dedd972d16f04f2552f40-1613623215483
総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」:https://www.soumu.go.jp/main_content/000127185.pdf

【●文字数は可能な限り短くする】
インプレス「SMSの仕様を変更、一度に670文字を送信可能に、9月10日から」:https://k-tai.watch.impress.co.jp/docs/news/1205188.html

【●SMS配信サービスの利用で、手間を大幅に省ける】
NTTドコモ「ショートメッセージサービス(SMS)ご注意事項」:https://www.nttdocomo.co.jp/service/sms/notice/
KDDI「SMS(Cメール)」:https://www.au.com/mobile/service/sms/
ソフトバンク「メールを送受信する際の注意事項」:https://www.softbank.jp/mobile/support/mail/antispam/howto/wrestle/

絶対リーチ